Personuppgiftsbiträdesavtal (GDPR)

Parter och roller

Detta avtal reglerar behandlingen av personuppgifter i samband med användning av RocketLabs bokningssystem för Grötviks Segelsällskap (organisationsnummer: 8492-014785), nedan kallad personuppgiftsansvarig.

Grötviks Segelsällskap är personuppgiftsansvarig för all behandling av personuppgifter som sker inom ramen för bokningssystemet. Detta innebär att Grötviks Segelsällskap bestämmer ändamål och medel för behandlingen av personuppgifter som samlas in i samband med bokningar, betalningar och användning av systemet.

RocketLabs agerar som personuppgiftsbiträde och behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning.

Ändamål med behandlingen

RocketLabs behandlar personuppgifter enbart i syfte att tillhandahålla, drifta, utveckla och supportera bokningssystemet samt tillhörande funktioner såsom betalningshantering, kommunikation och systemadministration.

Kategorier av personuppgifter

De personuppgifter som behandlas kan inkludera namn, kontaktuppgifter, bokningsinformation, betalningsrelaterad information samt annan information som lämnas av användaren i samband med bokning eller användning av systemet. Behandlingen sker för att kunna administrera bokningar, tillhandahålla tjänsten, kommunicera med användare samt uppfylla rättsliga skyldigheter.

Instruktioner och ansvar

RocketLabs förbinder sig att endast behandla personuppgifter i enlighet med dokumenterade instruktioner från Grötviks Segelsällskap och i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning, inklusive dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 (GDPR). RocketLabs får inte använda personuppgifterna för egna ändamål.

Säkerhet

RocketLabs ska vidta lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifterna mot obehörig åtkomst, förlust, förändring eller annan otillåten behandling. Detta inkluderar bland annat åtkomstkontroller, kryptering där det är lämpligt samt säker hantering av system och data.

Underbiträden

RocketLabs får anlita underbiträden för att fullgöra sina åtaganden, exempelvis för drift, hosting eller betalningshantering, förutsatt att dessa uppfyller motsvarande krav på säkerhet och dataskydd. RocketLabs ansvarar för att sådana underbiträden behandlar personuppgifter i enlighet med detta avtal.

Lagring och radering

Personuppgifter behandlas endast så länge det är nödvändigt för att uppfylla ändamålen med behandlingen eller så länge som krävs enligt lag. När personuppgifter inte längre behövs ska de raderas eller anonymiseras i enlighet med den personuppgiftsansvariges instruktioner.

Bistånd till personuppgiftsansvarig

RocketLabs ska bistå Grötviks Segelsällskap i den mån det är rimligt för att denne ska kunna uppfylla sina skyldigheter enligt GDPR, inklusive hantering av registrerades rättigheter, incidentrapportering och konsekvensbedömningar.

Personuppgiftsincidenter

Vid en personuppgiftsincident ska RocketLabs utan onödigt dröjsmål informera Grötviks Segelsällskap och vidta nödvändiga åtgärder för att begränsa och åtgärda incidenten.

Avtalets upphörande

När avtalsförhållandet upphör ska RocketLabs, enligt instruktion från Grötviks Segelsällskap, radera eller återlämna samtliga personuppgifter, såvida inte lagring krävs enligt lag.

Giltighet

Detta avtal gäller så länge RocketLabs behandlar personuppgifter för Grötviks Segelsällskaps räkning.

Köpvillkor - ställplatser

Köpvillkor – Bokning av ställplatser

Grötviks Segelsällskap
Organisationsnummer: 8492-014785
Telefon: 0730-491282
Adress: Grötviks Hamn, 302 40 Halmstad

Allmänt

Dessa villkor gäller vid bokning av ställplatser och tillhörande tjänster via Grötviks Segelsällskaps bokningssystem. Genom att genomföra en bokning godkänner du dessa villkor. Bokningssystemet tillhandahålls av RocketLabs och är ett digitalt system för hantering av bokningar, betalningar och kommunikation med gäster .

Bokning och betalning

Bokning sker via föreningens digitala bokningssystem. Betalning sker i samband med bokningen genom den betalningslösning som tillhandahålls i bokningssystemet. Betalningar behandlas via Stripe och kan genomföras med de betalmetoder som vid var tid erbjuds kunden i kassan. En bokning är bindande när betalningen har godkänts och bokningen har bekräftats i systemet. Efter genomförd bokning skickas en bokningsbekräftelse till den e-postadress och/eller det telefonnummer som kunden har angivit vid bokningen.

Bokningsobjekt och användning

Bokningen avser nyttjande av ställplats i Grötviks hamn under bokad tidsperiod. Endast bokad plats får nyttjas. Föreningen förbehåller sig rätten att vid behov omplacera bokad plats till likvärdig plats.

Det är inte tillåtet att:

• använda annan plats än den som bokats
• överlåta bokningen till annan part utan godkännande

Incheckning och utcheckning

Exakta tider framgår i bokningsbekräftelsen.

• Incheckning sker tidigast från angiven ankomsttid i bokningen
• Utcheckning ska ske senast angiven avresetid

Åldersgräns

För att genomföra en bokning måste du vara minst 18 år.
Föreningen har rätt att begära legitimation vid kontroll.

Priser och avgifter

Samtliga priser framgår i bokningssystemet vid bokningstillfället. Utöver priset för platsen kan följande tillkomma:

• Bokningsavgift
• Eventuella tillval (t.ex. avbokningsskydd)
• Transaktionsavgifter

Alla avgifter specificeras innan betalning genomförs.

Avbokning och återbetalning

Avbokning sker via bokningssystemet genom gästens personliga bokningssida. En avbokning anses genomförd först när den registrerats i systemet.

Återbetalning

Vid godkänd avbokning sker återbetalning automatiskt via den betalningslösning som användes vid bokningstillfället (Stripe). Återbetalning sker till samma betalmedel som användes vid köpet och hanteras utan manuell handläggning från föreningen.

Återbetalningens storlek beror på:

• tidpunkten för avbokningen
• om avbokningsskydd har tecknats

Gällande återbetalningsnivåer framgår vid bokningstillfället i bokningssystemet.

Återbetalning utan avbokningsskydd

Vid bokning utan avbokningsskydd gäller mer begränsade återbetalningsvillkor.

Om kunden inte har köpt avbokningsskydd gäller följande återbetalningsnivåer:

• 20 % återbetalning vid avbokning mindre än 1 vecka före ankomst
• Vid avbokning efter ankomsttid skickas en värdekod (10%) på nästa bokning till besökaren

Återbetalning med avbokningsskydd

Besökaren har möjlighet att teckna ett avbokningsskydd i samband med bokningen. Avbokningsskyddet ger mer förmånliga återbetalningsvillkor vid avbokning jämfört med bokningar utan avbokningsskydd. Återbetalning enligt avbokningsskydd sker automatiskt via bokningssystemet, utan manuell hantering från föreningen. Fullständiga villkor för avbokningsskydd, inklusive exakta återbetalningsnivåer, framgår i bokningssystemet vid bokningstillfället samt regleras i separat avtal.

Vid avbokning med avbokningsskydd gäller följande återbetalningsnivåer:

• 100 % återbetalning vid avbokning minst 48 timmar före ankomst
• 80 % återbetalning vid avbokning minst 24 timmar före ankomst
• 60 % återbetalning vid avbokning minst 12 timmar före ankomst
• 40 % återbetalning vid avbokning minst 1 timme före ankomst
• 20 % återbetalning vid avbokning mindre än 1 timme före ankomst
• Vid avbokning efter ankomsttid skickas en värdekod (10%) på nästa bokning till besökaren

Återbetalningen baseras på det totala bokningsbeloppet exklusive avgifter

Ej återbetalningsbara avgifter

Bokningsavgifter, transaktionsavgifter samt eventuella administrativa avgifter återbetalas inte, om inte annat anges.

Gästens ansvar

Som gäst ansvarar du för att:

• följa gällande regler i hamnområdet
• visa hänsyn till andra gäster
• hålla platsen i vårdat skick
• följa säkerhetsföreskrifter

Du ansvarar för skador som uppstår genom oaktsamhet eller vårdslöshet.

Föreningens ansvar

Grötviks Segelsällskap ansvarar för att tillhandahålla bokad plats i enlighet med beskrivningen i bokningssystemet. Föreningen ansvarar endast för skador som uppstått genom bevisad vårdslöshet.

Föreningen ansvarar inte för:

• skador orsakade av andra gäster eller tredje part
• förlust av eller skada på egendom
• störningar eller avbrott utanför föreningens kontroll

Force majeure

Föreningen ansvarar inte för brister i fullgörandet av avtalet som beror på omständigheter utanför föreningens kontroll, såsom:

• väderförhållanden
• myndighetsbeslut
• tekniska störningar
• strejk eller liknande händelser

Reklamation

Eventuella fel eller brister ska anmälas snarast möjligt, dock senast inom 24 timmar från ankomst. Detta för att ge föreningen möjlighet att åtgärda problemet.

Personuppgifter

Personuppgifter behandlas i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning (GDPR).

Uppgifterna används för att:

• hantera bokningar
• kommunicera med gästen
• uppfylla rättsliga krav

Ändringar av villkor

Grötviks Segelsällskap förbehåller sig rätten att uppdatera dessa villkor. Gällande villkor är de som presenteras vid bokningstillfället.

Tillämplig lag och tvist

Svensk lag tillämpas. Eventuella tvister ska i första hand lösas i samförstånd, i andra hand prövas i svensk domstol.

Avbokningsskydd - Ställplats

Cancellation Protection – Camper Pitch

When you book a camper pitch with Grötviks Hamn, it is often done well in advance of arrival. At the same time, circumstances may change, for example due to weather conditions, travel plans, or other situations. The cancellation protection provides you as a guest with greater flexibility and peace of mind if you need to cancel your booking. The cancellation protection is an optional add-on that can be purchased in connection with the booking and only applies to the specific booking it is associated with.

How the cancellation protection works

When completing a booking, you have the option to add cancellation protection before the payment is finalized. The protection is activated immediately when the booking is completed and cannot be added afterwards. In the event of a cancellation, the refund is automatically calculated by the booking system based on the time at which the cancellation is registered. The cancellation must be completed via the personal booking page that you gain access to in connection with your booking confirmation. A cancellation is only considered completed once it has been registered in the system.

Refund terms with cancellation protection

The following refund levels apply in the event of cancellation:

• 100% refund for cancellations made at least 48 hours before arrival
• 80% refund for cancellations made at least 24 hours before arrival
• 60% refund for cancellations made at least 12 hours before arrival
• 40% refund for cancellations made at least 1 hour before arrival
• 20% refund for cancellations made less than 1 hour before arrival
• For cancellations made after the arrival time, a value code (10%) for the next booking will be issued

The refund applies to the booking amount excluding the fees listed below.

How refunds are processed

All refunds are handled automatically through Stripe, which is the payment solution used in the booking system. The refund is made to the same payment method used for the purchase and is initiated immediately when the cancellation is completed in the system. The time until the amount becomes available in your account may vary depending on your bank or chosen payment method.

Terms and limitations

The cancellation protection must be purchased in connection with the booking and cannot be added afterwards. It only applies to the current booking and cannot be transferred to another booking or person. In order for a refund to be processed, the cancellation must be completed through the booking system. No manual handling or individual assessment of cancellations is performed; refunds are instead calculated and processed automatically according to the rules stated above. The booking fee, the cost of the cancellation protection, and any transaction or administration fees are non-refundable.

A secure and predictable solution

The cancellation protection is designed to provide clear, fair, and fully automated handling of cancellations. Since all rules are predefined and applied equally to everyone, a transparent process is created where you as a guest always know what applies. This means that you get a flexible booking with the possibility of a refund even close to arrival, while the handling is carried out quickly and without the need to contact the association.